Incendie ou inondation au bureau ?

 Gardez le contact avec vos clients

À l’impossible nul n’est tenu, dit l’adage. Même les propriétaires d’édifices modernes ne peuvent mettre vos bureaux totalement à l’abri des sinistres (feu, dégât d’eau, etc.). Mais, pour ce qui est de la flexibilité des communications et de la continuité des affaires, force est d’admettre que les limites ne sont plus ce qu’elles étaient, et ce, grâce à la téléphonie IP hébergée.

Ce que tout bureau redoute

Lorsqu’on possède un commerce, un cabinet, une firme ou une grande entreprise, il faut garder à l’esprit que des dommages aux postes de travail, même mineurs, peuvent nuire grandement aux opérations. Surtout si le feu ou l’eau a touché, voire détruit les installations téléphoniques traditionnelles. Lignes, dispositifs, standard, appareils… tout le système est alors HS et difficilement remplaçable rapidement. Sans compter que l’attribution de lignes téléphoniques vers un autre lieu physique temporaire est loin de se faire en criant ciseau.

Bilan des courses: des activités de démarchage et de ventes interrompues, une collaboration entre employés perturbée, des messages importants perdus, des relations plus difficiles avec les clients, bref, une discontinuité des affaires.

Un cas fortuit, une issue favorable

C’est ce qui aurait pu arriver, par exemple, à l’équipe du cabinet de comptables Demers Beaulne, forcée de quitter ses bureaux en juillet 2018 à la suite d’un incendie à la Place Montréal Trust. Pendant trois mois, les activités du cabinet ont dû se faire ailleurs. Tout un branle-bas de combat!

En fait, l’équipe voulait absolument que l’ensemble de ses collaborateurs puisse continuer de travailler durant l’intervalle, et que ses clients reçoivent des services comme si rien n’était arrivé. À l’ère des communications et des «attentes pressées», inutile de dire que l’utilisation du système téléphonique fut une priorité. Il fallait que ça fonctionne de nouveau efficacement, sans délai indu.

Et c'est ce qui s'est produit!

Du service sans interruption

Ce fut mission possible pour Demers Beaulne notamment parce que le cabinet utilisait la téléphonie IP hébergée. Évidemment, la journée du sinistre n’en fut pas une comme les autres et du mobilier, des dossiers, des équipements ont dû être déménagés et réinstallés… En revanche, même pendant les deux semaines nécessaires à la relocalisation de cabinet — ce qui est déjà très rapide — le système téléphonique n’a jamais cessé de fonctionner. Le service à la clientèle ne fut jamais interrompu.

D’abord, les messages ont continué d’être acheminés aux boîtes vocales. Ensuite, la téléphonie IP a permis aux appels d’être redirigé automatiquement vers les téléphones cellulaires des employés grâce à la fonction «Follow me». Ceux-ci ont pu également se servir de leur téléphone résidentiel (système hybride VoIP / lignes conventionnelles) pour du télétravail. D’ailleurs, d’autres fonctions Softphone (logiciel de téléphonie) ont été activées de manière à ce que les employés puissent utiliser leur ordinateur et Internet pour téléphoner. Aucune opportunité ne fut perdue.

Grande fiabilité du système IP hébergé

La téléphonie IP hébergée est fiable et flexible. Le fait que le système central se situe dans un centre de données externe fait toute la différence. SBK offre également l’hébergement dans un deuxième centre, ce qui permet d'atteindre un niveau de fiabilité de 99,99%, voire de 99,999%.

Ayant vécu l’expérience, David Fox est formel: «la solution de téléphonie hébergée est définitivement plus mobile et flexible». Pour le directeur principal des technologies de l’information chez Demers Beaulne, la téléphonie régulière est à la traîne, a fortiori lors d’un sinistre. «Les lignes auraient été connectées directement dans nos bureaux et il aurait fallu que le fournisseur les réachemine vers un autre lieu physique. En plus, nous n’aurions pas eu les équipements dans les locaux temporaires».

Avec une connexion Internet dédiée à la téléphonie, des appareils performants, la technologie IP hébergée et le support de SBK, votre système téléphonique aura une robustesse à toute épreuve. 

Business as usual!