Comment préparer les communications en entreprise pour la période des fêtes
Avec les Fêtes qui approchent, la majorité d’entre vous s’absentera du boulot, du moins, pour quelques jours. Vous devez vous assurer que cette période de vacances n’ait pas d’impacts négatifs sur les communications avec vos clients et fournisseurs. Êtes-vous prêts à quitter l’esprit tranquille et profiter pleinement d’un repos bien mérité?
Chez SBK Telecom, nous ne pouvons finaliser vos dossiers encours ou modifier votre chaîne de montage pour la période des Fêtes. En revanche, nous sommes très bien placés pour vous suggérer les priorités à couvrir au niveau des communications avant de vous absenter. Voici notre liste de vérification simple qui vous assure une optimisation des communications unifiées en période de congé:
1. Modifier votre message d'accueil général
Il est important d’informer vos clients de toutes les modifications reliées à la période des Fêtes: heures d’ouverture, disponibilité des effectifs, etc. Lorsque vos clients appellent votre entreprise, indiquez-leur tous les changements reliés au long congé dès que le message d’accueil débute.
Saviez-vous qu’avec SBK Voix il est possible d’ajouter un message informatif qui précède celui de la Réponse VocaleInteractive (RVI) actuelle? Nul besoin de le modifier au complet! Découvrez comment ici. Vous pouvez même pré programmer ces messages pour une période définie des mois à l’avance!
2. Programmer des messages des messages d'absence
Un court message à propos d’une absence prolongée vous assure un suivi immédiat de tous vos courriels et indique à votre clientèle qu’elle doit s’attendre à des délais établis. Une petite action qui vous sauve de bien des explications au retour de vacances! La marche à suivre via Outlook est simple. N’oubliez pas de répéter l’exercice pour vos réseaux sociaux si ceux-ci font partie de vos outils de communication.
3. Réviser les règles de réponse et les groupes de sonneries
Tout au long de l’année, les appels entrants doivent être bien dirigés et pris en charge rapidement. Afin de vous en assurer même en période de congé, nous vous recommandons de revoir les règles de réponse des diverses options de la RVI d’après les congés et les disponibilités des employés. Les groupes de sonneries différents selon les périodes de disponibilité vous certifient que les horaires de chacun des employés seront respectés.
Grâce à la plateforme de gestion SBK, vous pouvez programmer à l’avance les différentes règles de réponses relatives aux horaires spécifiques à certaines périodes de l’année. Tout se fait en quelques clics : voir le vidéo Et vous aurez toujours la possibilité d'apporter des modifications de dernières minutes à partir de votre ordinateur portable s nécessaire.
4. Assurez vous que les appels soient dirigés vers les bons outils de communication
Que vous travailliez du bureau, de la maison ou du chalet à l’occasion des Fêtes, il est primordial que vous receviez vos appels sur le bon appareil pour que vos clients ne se heurtent pas à votre boîte vocale alors que vous êtes disponibles.
Vous avez le choix de laisser tous vos appareils actifs ou de sélectionner uniquement ceux sur lesquels vous désirez être joints. Appareil de bureau ou téléphone logiciel sur votre portable, application mobile sur votre cellulaire, intégration Teams: vous êtes en mesure de prioriser les appareils que vous souhaitez utiliser et les modifier selon vos besoins.
5. Saisissez cette opportunité et profitez-en bien!
Informer des changements, oui : souhaiter vos meilleurs vœux, bien sûr! Ajoutez « Joyeuses Fêtes » à vos communications clients et profitez de cette occasion pour leur témoigner d’une réelle appréciation.
Que ce soit pour retrouver vos proches ou pour vous offrir un moment de repos bien mérité, ces congés vous permettent de décrocher du boulot pour revenir en force à la nouvelle année. C’est pourquoi toute l’équipe de SBK Telecom vous souhaite de passer de très joyeuses Fêtes!